【小規模事業者向け】テレワークのススメ-導入からツールまで

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昨今のコロナ情勢の中、いかがお過ごしでしょうか。
事業主としては社員さんの健康に気を使いながらも、雇用を守る意味でもテレワーク導入を検討している事と思います。
今回は働き方改革からのコロナショックで注目されるテレワークについて小規模事業者向けに解説させていただきます。

テレワークとは

テレワークとは「tele=離れた所」と「work=働く」をあわせた造語であり、テレワークの中に自宅での勤務、所謂在宅勤務が入るわけです。カフェやコワーキングスペース、シェアオフィスでの勤務もテレワークに分類されます。

テレワークに必要なもの

  • インターネット
  • パソコン、タブレット、スマホ等

基本的にはネット環境と業務端末になります。

テレワークでの労務管理について

後々にトラブルにならないように労務管理についてチェックしておく事が必要です。
ここでは厚生労働省のガイドラインから重要な箇所を引用します。

厚生労働省-労務管理QA集

テレワーク勤務について、就業規則に次のことを定めることが必要です。
(ただし、従業員が常時10人以上の場合です。)

・在宅勤務を命じることに関する規定
・在宅勤務用の労働時間を設ける場合、その労働時間に関する規定
・通信費などの負担に関する規定
なお、就業規則の作成・届出義務がない会社では、前述のことについて労使協定を結んだり、労働条件通知書で労働者に通知したりすることが必要です。

厚生労働省より引用

始業・終業時刻の管理について

電話、Eメール、勤怠管理ツールなどで始業・終業時刻を記録する必要がありますが、
記録や集計の手間を考えると勤怠管理ツールの導入をオススメします。

臨時での勤怠管理ツールにあまり費用を掛けたくないのであれば自社で作成しても良いと思います。

参考:いつも隣にITのお仕事[Google Apps Scriptでチャットワークでのチャット打刻システムを作る]

在籍・離席確認

業務の中断が必要な場合、Eメールやメッセンジャーアプリを使って確認する事ができます。

みなし労働時間制の採用

  1. 労働者が事業場外で業務に従事し、かつ労働時間の計算が困難な場合には、みなし時間により労働時間を計算できる場合があります
  2. みなしの対象となるのは所定労働時間が原則ですが、所定時間を超えて労働することが通常必要となる場合には、そのような通常必要となる時間がみなし時間となります。

厚生労働省より引用

みなし労働時間制を採用できる条件は以下の通りです。

みなし労働時間制を採用できる条件
1.テレワークが自宅で行われていること
2.労働者からの具体的指示に即応できること(常に通信できる状態)
3.テレワークが、随時使用者の具体的な指示に基づいて行われていないこと
(随時、具体的な指示を受けている状態は労働時間の管理が必要です)

 

テレワークに必要な通信環境、労務体制を決めたら続いて実際の運用に際して便利なツールを紹介します。
すべて広告なし忖度なしの私が実際に使用しているツールです。

テレワークに使えるツール

報連相

チャットワーク

チャットワークのHP

まだまだ根強いEメールですが、せめて社内の連絡にはチャットがオススメです。
チャットの一番の良さはメールの慣習になってしまった前置きがいらない事です。

Eメールの慣習
株式会社 オッサン
尾地山様
いつもお世話になっております。
WGSラボのWGSと申します。うんたらかんたら・・・

これが不要で突然話しかけられるのって思っている以上に効率が良いのです。
特にテレワークでは顔が見えないため、どんな事でもチャットで上司に報告しておけば、ログとして時間と内容が残るため業務上の行き違いも減ります。

チャットツールにはSkype、Slackなど他にも有用なツールがありますが、私がチャットワークをオススメするのは「シンプル」だということです。
LINEのビジネス版と思ったら済む話で、初めて使う人にも説明がいらないです。

ファイルの共有

Dropbox

DropboxのHP

これもオススメする一番の理由は「シンプル」だということです。
UIをWindowsのエクスプローラーと同じにできるため自分のパソコンのファイルを操作する感覚で使えます。

「チャットワーク」「Dropbox」は学習コストがほとんど掛からないという点で非常にオススメです。

インターネットFAX

まだまだFAXを使う業種の場合、インターネットFAXがオススメです。
事務所に届いたFAXをインターネットFAXに転送して更にPDFをチャットワークで受けるなんて事もできちゃいます。
インターネットFAXについては過去にまとめましたので見てみてください。

利用タイプ別インターネットFAXおすすめ3選

2019.03.05

ミーティング

Zoom
ZoomのHP
手軽にWeb会議を開催できるツールです。
Skypeと違って個人IDではなく会議単位のID(URLもしくは番号)を発行するため、参加者はURLをクリックするだけで会議に参加できます。
常に固定メンバーでミーティングをするのであればSkypeでも問題ないですが、社外の人など不特定の人達でミーティングをする機会が多ければZoomがオススメです。

テレワークでできる研修関連

テレワークで時間を余す業種であれば在宅での社員研修を取り入れましょう。
私がオススメするのは動画で勉強できるサービスです。

PHPビデオアーカイブプラス

PHPビデオアーカイブプラスのHP

ビジネスマナー、コンプライアンス、ホスピタリティなどPHP研究所の研修動画コンテンツ1200本が、年会費45000円でパソコンから同時10アクセス、スマートフォン・タブレットから同時50アクセスできます。

内容はやや古いものもありますが、ビジネスの基本中の基本をしっかり抑えた良質な動画が揃っています。
Googleスプレッドシートやドキュメントを使ってレポートを上げてもらえれば研修の進捗も管理できます。

グロービス学び放題

グロービス学び放題のHP

マネジメントスクールのグロービスが手がけるコンテンツが様々なコースで提供されています。
若手社員から管理職、そして経営者も学べるカリキュラムが用意されています。
動画の後に感想を書き込んだりクイズに答えて理解度を確認する事ができます。
基本的なビジネススキルだけでなく「思考」に関するコンテンツも豊富にあるのが秀逸です。

PHPビデオは主に物語形式の研修動画、グロービスは主に授業形式の動画になっています。

テレワークに関する助成金

テレワーク導入に際しては厚生労働省から助成金が支給されます。

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

対象となる事業主

対象となる事業主は労災保険に加入している以下の事業主です。

中小企業主の範囲
AまたはBの要件を満たす企業
業種 A資本金または出資額 B常時使用する労働者
小売業(飲食店を含む) 5,000万円以下 50人以下
サービス業 5,000万円以下 100人以下
卸売業 1億円以下 100人以下
その他の業種 3億円以下 300人以下

 支給要件

令和2年2月17日~5月31日にテレワークを新規で導入し、実際に実施した労働者が1人以上いること

支給額

対象経費の2分の1(上限100万円)
※対象経費にパソコン、タブレット、スマートフォンの端末代金は含まれません。

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